ডকুমেন্ট ট্র্যাকিং রেজিস্টার: ফ্রি Excel টেমপ্লেট ও A–Z ব্যবহারের গাইড
“ফাইলটা কার কাছে গেল?” “দলিলের কপি কোন আলমারিতে?” অফিস বা ব্যবসায় এই প্রশ্নে প্রতিদিন সময় নষ্ট হয়। Sobekhanei-এর ফ্রি রিসোর্স সেকশনের এই ডকুমেন্ট ট্র্যাকিং রেজিস্টার দিয়ে প্রতিটি কাগজের অবস্থান, অবস্থা ও ফেরতের তারিখ এক জায়গায় রাখতে পারবেন। কোনো সফটওয়্যার কিনতে হবে না, শুধু Microsoft Excel বা Google Sheets লাগবে।
১) টেমপ্লেটটি কী · ২) কী কী কাজ করা যায় · ৩) ধাপে ধাপে ব্যবহার · ৪) স্ট্যাটাসের রঙ · ৫) টিপস · ৬) সাধারণ প্রশ্নোত্তর
ডকুমেন্ট ট্র্যাকিং রেজিস্টার কী?
এটি একটি তৈরি-করা Excel ফাইল, যাতে তিনটি শিট আছে: Dashboard (সারসংক্ষেপ), Document Register (মূল তালিকা) ও Lists (ড্রপডাউনের অপশন)। আপনি শুধু রেজিস্টারে তথ্য লিখবেন, Dashboard নিজে নিজে হিসাব করে দেখাবে।
DOCUMENT STATUS
DOCUMENT TYPE
এই টেমপ্লেট দিয়ে কী কী কাজ করা যায়
- ডকুমেন্টের তালিকা: ১০০টি পর্যন্ত ডকুমেন্টের রেকর্ড (চুক্তি, দলিল, চিঠি, ইনভয়েস, বিল, রিসিপ্ট, ওয়ার্ক অর্ডার, কোটেশন, রিপোর্ট, সার্টিফিকেট ইত্যাদি)।
- অবস্থান খোঁজা: ফাইল নম্বর, ক্যাবিনেট/র্যাক ও শেলফ লিখে রাখলে কাগজ খুঁজতে মিনিট লাগে না।
- কার কাছে আছে জানা: “With Person” বা “Sent Out” দিয়ে বোঝা যায় কাগজ বাইরে গেছে কি না।
- হারানো ধরা: “Missing” দিলে Dashboard-এ আলাদা করে চোখে পড়ে।
- অটো Dashboard ও চার্ট: স্ট্যাটাস ও ধরন অনুযায়ী সংখ্যা এবং চার্ট নিজে আপডেট হয়।
- ভুল কমানো: ধরন, অরিজিনাল/কপি ও স্ট্যাটাস ড্রপডাউন থেকে বাছাই করতে হয়, তাই বানান ভুল হয় না।
ধাপে ধাপে ব্যবহারের নিয়ম
ধাপ ১: ফাইল ডাউনলোড করে খুলুন
নিচের ডাউনলোড বাটন থেকে ফাইলটি নামান। Excel-এ খুলুন। Google Sheets-এও খোলা যায়, তবে চার্টের চেহারা সামান্য আলাদা হতে পারে।
ধাপ ২: “Document Register” শিটে যান
প্রতিটি নতুন ডকুমেন্টের জন্য একটি সারি ব্যবহার করুন। ফাইল পাওয়ার সঙ্গে সঙ্গে লিখে ফেলুন, পরে করব ভেবে ফেলে রাখবেন না।
| SL | Document ID | Document Name | Type | Cabinet | Shelf | Status |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | DOC-001 | Office Rent Agreement | Agreement | Cabinet A | Shelf 1 | In Office |
| 2 | DOC-002 | Supplier Contract | Contract | Cabinet A | Shelf 2 | With Person |
| 3 | DOC-003 | Land Deed Copy | Deed | Cabinet B | Shelf 1 | Sent Out |
| 4 | DOC-005 | Invoice #2045 | Invoice | Cabinet C | Shelf 1 | Archived |
| 5 | DOC-008 | Audit Report 2025 | Report | Cabinet D | Shelf 1 | Missing |
| কলাম | কী লিখবেন |
|---|---|
| Document ID | যেমন DOC-001। এটি অবশ্যই দিন, কারণ Dashboard-এর “মোট ডকুমেন্ট” এই কলাম গুনেই হিসাব করে। |
| Document / File Name | কাগজের নাম, যেমন “অফিস ভাড়ার চুক্তি”। |
| Document Type | ড্রপডাউন থেকে বাছুন (Agreement, Contract, Deed ইত্যাদি, মোট ১৩টি)। |
| Given By / Received From | কে দিয়েছে বা কোথা থেকে এসেছে। |
| Department / Project | কোন বিভাগ বা প্রজেক্টের কাজে। |
| Purpose / Work Details | কী কাজের জন্য রাখা হয়েছে। |
| Received Date / By | কবে ও কে গ্রহণ করেছে। |
| Original / Copy | Original, Photocopy, Scanned Copy বা Certified Copy। |
| Physical File Name, File No., Cabinet/Rack, Shelf/Location | কাগজ ঠিক কোথায় রাখলেন। |
| Document Status | বর্তমান অবস্থা (নিচে বিস্তারিত)। |
| Return / Handover Date, Remarks | ফেরত বা হস্তান্তরের তারিখ ও অতিরিক্ত নোট। |
ধাপ ৩: স্ট্যাটাস ঠিকমতো দিন
কাগজ নড়াচড়া করলেই স্ট্যাটাস বদলান। রঙ নিজে নিজে বদলে যাবে।
| স্ট্যাটাস | মানে |
|---|---|
| In Office | কাগজ অফিসে নিজের জায়গায় আছে |
| With Person | কারও হাতে আছে (Dashboard-এর “Action Required”-এ গোনা হয়) |
| Sent Out | অফিসের বাইরে পাঠানো হয়েছে |
| Returned | মালিককে ফেরত দেওয়া হয়েছে |
| Archived | আর্কাইভে রাখা আছে |
| Missing | খুঁজে পাওয়া যাচ্ছে না (“Action Required”-এ গোনা হয়) |
ধাপ ৪: Dashboard দেখুন
“Dashboard” শিটে গেলেই তিনটি বড় সংখ্যা দেখবেন: Total Documents, In Office ও Action Required (Missing + With Person)। নিচে স্ট্যাটাস ও ডকুমেন্ট টাইপ অনুযায়ী গণনা এবং দুটি চার্ট আছে। সপ্তাহে একবার এটি দেখলেই কোন কাগজ আটকে আছে ধরা পড়ে।
ধাপ ৫: নিজের মতো সাজান (ঐচ্ছিক)
নতুন ডকুমেন্ট টাইপ বা স্ট্যাটাস লাগলে “Lists” শিটে যোগ করুন। এরপর ড্রপডাউনের সোর্স বাড়াতে হতে পারে (Data → Data Validation)।
কাজে লাগানোর ৬টি টিপস
- ডকুমেন্ট ID-তে একটি নিয়ম মানুন (DOC-001, DOC-002…), কখনও ফাঁকা রাখবেন না।
- অবস্থান বদলালেই সেদিনই আপডেট করুন।
- দামি বা আইনি কাগজের স্ক্যান কপি আলাদা ফোল্ডারে রাখুন এবং Original/Copy কলামে সেটি লিখুন।
- ফাইলের একটি ব্যাকআপ Google Drive বা পেনড্রাইভে রাখুন।
- ১০০টির বেশি ডকুমেন্ট হলে বছর অনুযায়ী নতুন কপি বানান (২০২৬, ২০২৭), কারণ Dashboard-এর সূত্র প্রথম ১০০ সারি গোনে।
- একাধিক মানুষ ব্যবহার করলে OneDrive বা Google Drive-এ শেয়ার করে একসঙ্গে কাজ করুন।
কারা ব্যবহার করতে পারেন
ছোট অফিস, কনস্ট্রাকশন ও প্রজেক্ট সাইট, আইন ও হিসাব প্রতিষ্ঠান, স্কুল-কলেজ, এনজিও, এমনকি বাড়ির জমির দলিল ও জরুরি কাগজ গুছিয়ে রাখতেও।
ফ্রি ডাউনলোড
Document Tracking Register: Smart Dashboard (Excel টেমপ্লেট)
টেমপ্লেট ডিজাইন: Esarul Islam (২০১৮)। প্রকাশক: Sobekhanei।
সাধারণ প্রশ্নোত্তর (FAQ)
ফাইলটি কি সত্যিই ফ্রি?
হ্যাঁ, Sobekhanei-এর ফ্রি রিসোর্স হিসেবে বিনামূল্যে ডাউনলোড করা যায়।
ফোনে ব্যবহার করা যাবে?
Excel বা Google Sheets অ্যাপে খোলা যায়। তবে তালিকা লেখার কাজ কম্পিউটারে বেশি সুবিধাজনক।
Dashboard-এ সংখ্যা বদলাচ্ছে না কেন?
Document ID ও Document Status ঠিকমতো দিয়েছেন কি না দেখুন, কারণ গণনা এই দুই কলামের ওপর নির্ভর করে।
ডকুমেন্টের ধরন বাড়ানো যাবে?
হ্যাঁ, Lists শিটে যোগ করে Data Validation-এর সীমা বাড়ালেই হবে।
আরও ফ্রি রিসোর্স পেতে Sobekhanei-এর সঙ্গে থাকুন।